【What Rosy is doing? – Guest Invitation】

July 27, 2017

 

細個學作文要用六何法,Rosy 做 Event Management 嘅時候都有一套「Event 六何法」。上次講到嘅 Site Visit 主要關於「地點 Where」同「可以做甚麼 What we can do」,而 Event 中最複雜嘅一環莫過於「有甚麼人 Who」,往往要花 Rosy 大量時間、心力去處理!

 

一個 Event 最重要喺有咩人?梗喺要有參加者啦!一般活動嘅參加者主要分為主禮嘉賓、嘉賓(例如得獎者)同其他觀眾等等,而 Professional Event Management 可以 Handle 埋 Guest Invitation & R.S.V.P.。確認咗活動嘅時間、地點後, Rosy 會首先邀請主禮嘉賓,因為邊個做主禮嘉賓,有機會影響其他嘉賓嘅出席率,亦有機會影響活動拎唔拎到 Sponsorship。之後 Rosy 就會邀請嘉賓同其他參加者。唔好諗住等嘉賓回覆之後就咩都唔做等 On-day 啊,一定要 Keep Contact,隨時 Update Contact List,避免 On-day 先發現嘉賓臨時出席唔到或聯絡唔到咁狼狽!

 

為咗令活動內容更豐富,主辦方好多時都想有表演嘉賓或者專業 MC。Sourcing 嘅時候 Rosy 會留意 Performer 有無類似活動嘅表演經驗,原因好簡單,活動上出現突發情況十常八九,Experience 嘅表演者識得執生,亦熟知同類活動或者呢個 venue 有咩要注意,同 Event Manager 嘅溝通自然更有效率。另外, Rosy 一定會問清楚表演團體嘅 Availability,問清楚對方可以嘅出席時間,遲啲準備 Event Rundown 時都得心應手啲!

 

知道有邊啲人出席活動,又知道時間、地點,我哋就可以開始準備「Event 三寶」喇。「三寶」喺乜嘢?下次 Rosy 再話你知!

 

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#GuestInvitation
#RosySkyHK #Events

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